Leistungsbeschreibung

Was die riscontra leistet – und welche Funktionen im Standalone- bzw. Pro-Betrieb sowie mit optionalem KI-Schlüssel verfügbar sind.

Überblick

Die riscontra gleicht Zeiterfassungen mit Leistungsnachweisen ab. Sie vergleicht die Tagessummen je Mitarbeiter aus einer Zeiterfassungs-Excel mit den Stunden aus den zugehörigen Leistungsnachweis-PDFs und zeigt Übereinstimmungen und Abweichungen je Tag übersichtlich an. Leistungsnachweise lassen sich auch ohne Zeiterfassung erfassen und in eine neue Excel-Datei übernehmen.

Die App kennt zwei Betriebsmodi: den kostenlosen Standalone-Modus für die Nutzung auf einem Gerät und die kostenpflichtige Pro-Version, in der mehrere Mitglieder einer Organisation gemeinsam auf einen zentralen Datenbestand zugreifen. In der Pro-Version werden die Daten projektbezogen gespeichert und stehen für tabellarische und grafische Auswertungen, Excel-Exporte und Betragsberechnungen mit Stundensätzen zur Verfügung. Zusätzlich lassen sich je Mitarbeiter Forecast, Urlaub und Feiertage planen.

1) Grundfunktionen (in jedem Betriebsmodus)

Die folgenden Funktionen stehen unabhängig vom Betriebsmodus und ohne KI-Schlüssel zur Verfügung.

Leistungsnachweis-Abgleich

• Eine Zeiterfassungs-Excel auswählen; die Leistungsnachweis-PDFs im selben Ordner werden automatisch eingelesen und den Mitarbeitern zugeordnet.
• Abgleich der Tagessummen je Mitarbeiter: grün bei übereinstimmender Tagessumme, rot bei Abweichung. Mitarbeiter ohne passenden Leistungsnachweis werden gesondert ausgewiesen.
• Das Ergebnis wird als Kopie mit dem Suffix „_Abgleich“ neben der Original-Datei gespeichert und um ein Vergleichs-Tabellenblatt je Mitarbeiter ergänzt. Die Original-Datei bleibt unverändert.
• Einstellbar sind die Spalte mit den Stundensummen und – bei mehreren Tabellenblättern – das auszuwertende Tabellenblatt. Diese Einstellungen gelten je Gerät.

Leistungsnachweise ohne Zeiterfassung erfassen

• Eine oder mehrere Leistungsnachweis-PDFs auswählen – eine Zeiterfassungs-Excel ist nicht erforderlich.
• Die App erstellt im Ordner der PDFs die Datei „Leistungsnachweise_Erfassung.xlsx“ mit einem Tabellenblatt „Gesamtsummen“ (Stunden je Mitarbeiter) und je Mitarbeiter einem Tabellenblatt mit den Tagessummen.

Mitglieder & Anmeldung

• Mitglieder mit Kontaktdaten und Profilbild verwalten; nicht mehr benötigte Mitglieder inaktiv setzen oder löschen (bereits gespeicherte Leistungsnachweise und Abgleich-Daten bleiben dabei erhalten)
• Mitglieder aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren (erkannt werden u. a. Name, Anzeigename, Vorname, Nachname, E-Mail, Festnetz, Mobil und Verwalter)
• Verwalterrecht vergeben; das erste Mitglied wird automatisch Verwalter. Die Mitgliederverwaltung steht nur Verwaltern zur Verfügung.
• Anmeldung je Mitglied mit einer PIN (4–8 Zeichen) schützen; das eigene Profil und die PIN pflegt jedes Mitglied selbst

2) Betriebsmodus Standalone (kostenlos)

• Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 stehen vollständig zur Verfügung.
• Sämtliche Daten liegen ausschließlich lokal auf dem Gerät (eingebettete SQLite-Datenbank).
• Es werden keine Mitglieder-, Zeiterfassungs- oder Leistungsnachweisdaten an einen Server übertragen.
• Vorgesehen für die Nutzung durch eine Person bzw. auf einem Gerät.
• Eine Sicherung einer Pro-Organisation kann in das Gerät geladen werden (Mitglieder und Einstellungen; gespeicherte Leistungsnachweis-Daten werden dabei nicht übernommen).

Im Standalone-Modus wird das Abgleich-Ergebnis nur als Excel-Datei abgelegt. Das Speichern von Leistungsnachweisen und Abgleich-Läufen, Projekte, Stundensätze, die tabellarischen und grafischen Auswertungen sowie die Planung von Forecast, Urlaub und Feiertagen sind der Pro-Version vorbehalten.

3) Pro-Version (kostenpflichtiges Abonnement)

Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 bleiben erhalten; zusätzlich gilt:

• Mehrere Mitglieder einer Organisation greifen von ihren eigenen Geräten gemeinsam auf denselben Datenbestand zu.
• Die gemeinsamen Daten liegen in einer zentralen Datenbank auf einem Server (Hosting in Deutschland).
• Jede Organisation bildet einen eigenen, von anderen Organisationen getrennten Mandanten.

Organisation, Mitglieder & Auftragsverarbeitung

• Die Verwaltung richtet die Organisation ein und lädt weitere Mitglieder mit einem Einladungscode ein, der direkt aus der App weitergeleitet werden kann.
• Neue Mitglieder können sich nach dem Beitritt in der Mitgliederauswahl selbst anlegen; sie erhalten dabei kein Verwalterrecht.
• Die Rechte werden zusätzlich vom Server geprüft: Mitglieder bearbeiten, löschen und importieren sowie Verwalterrechte vergeben kann nur ein Mitglied mit Verwalterrecht. Profil, Profilbild und PIN ändern nur das Mitglied selbst oder ein Verwalter.
• Da Stunden und Tätigkeiten von Mitarbeitern personenbezogene Daten sind, schließt die Verwaltung in der App einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Erst danach können weitere Mitglieder angelegt bzw. importiert und Abgleich-Daten gespeichert werden.
• Der Abschluss wird mit Zeitpunkt, Vertragsfassung und bestätigender Person protokolliert; der Vertrag lässt sich als PDF speichern oder teilen.

Projekte

• Vor jeder Verarbeitung fragt die App, welchem Projekt die Daten zugeordnet werden; neue Projekte (Nummer und Bezeichnung) lassen sich direkt dabei anlegen.
• Alle Auswertungen und Diagramme lassen sich auf ein Projekt einschränken.
• Die Verwaltung kann Projekte umbenennen und dabei entscheiden, ob bereits gespeicherte Datensätze den neuen Namen übernehmen oder ihren bisherigen Namen behalten.

Speichern der Abgleich-Daten

• Die Verwaltung legt für die gesamte Organisation fest, was gespeichert wird: die aus den PDFs gelesenen Tageswerte (Datum, Beginn, Ende, Stunden), die Abgleich-Ergebnisse je Mitarbeiter und Tag, optional die Tätigkeitsbeschreibungen („Durchgeführte Arbeiten“) und weitere Spalten (vor Ort, RT/RKP, Skill, Faktor, anerkannte Stunden).
• Die Spaltenüberschriften, an denen die App diese Angaben in den PDFs erkennt, sind durch die Verwaltung anpassbar.
• Eine erneut übertragene PDF für denselben Mitarbeiter, dasselbe Team, denselben Monat und dasselbe Projekt ersetzt den bisherigen Stand; jeder Abgleich wird als eigener Lauf festgehalten.

Tabellarische Auswertungen

• Stunden laut PDF je Projekt, Mitarbeiter, Team und Monat (mit Vergleich zu den anerkannten Stunden); Stunden je Leistungskategorie (Skill); Abgleich-Ergebnis je Mitarbeiter bzw. je Tag; Tätigkeiten mit Volltextsuche in „Durchgeführte Arbeiten“.
• Filter nach Projekt, Zeitraum, Mitarbeiter, Team und Abgleich-Lauf sowie auf abweichende Tage; die Ergebnistabelle lässt sich zusätzlich sortieren und filtern. Der Filterbereich kann ausgeblendet werden, damit die Ergebnistabelle den ganzen Platz erhält.
• Summen (Stunden, Beträge) werden in der Statuszeile angezeigt; jedes Ergebnis lässt sich als Excel-Datei exportieren.
• Die Verwaltung legt je Auswertung fest, welche Spalten angezeigt und damit exportiert werden.

Grafische Auswertungen

• Balken- und Tortendiagramme zu den gespeicherten Leistungsnachweisen: Stunden, Beträge oder Arbeitstage, aufgeteilt nach Mitarbeiter, Projekt, Team, Monat oder Skill.
• Stunden und Beträge lassen sich auch gemeinsam darstellen – etwa je Team: zwei Diagramme untereinander und eine gemeinsame Wertetabelle mit Summen.
• Wahlweise je Mitarbeiter getrennt: Für jeden ausgewählten Mitarbeiter entsteht ein eigenes Diagramm mit Wertetabelle; die Mitarbeiter werden einzeln an- und abgewählt.
• Diagramme zu einem Abgleich-Lauf: Excel- und PDF-Stunden je Mitarbeiter, Differenzen, übereinstimmende und abweichende Tage sowie Beträge je Mitarbeiter.
• Dieselben Filter wie bei den tabellarischen Auswertungen; wahlweise werden nur die größten Einträge gezeigt und der Rest als „Sonstige“ zusammengefasst. Unter jedem Diagramm stehen die Werte mit ihrem prozentualen Anteil. Der Auswahlbereich kann ausgeblendet werden, damit die Diagramme den ganzen Platz erhalten.
• Export der Diagramme als Bild (PNG) oder als Excel-Datei mit den Werten und den Diagrammen – bei getrennter Darstellung ein Tabellenblatt je Mitarbeiter.

Stundensätze & Beträge

• Die Verwaltung hinterlegt je Mitarbeiter einen Stundensatz, der ab einem wählbaren Datum gilt; frühere Sätze bleiben als Verlauf erhalten.
• Beim Speichern wird der für den jeweiligen Tag gültige Satz fest im Datensatz hinterlegt. Spätere Änderungen wirken sich auf gespeicherte Daten nur aus, wenn sie ausdrücklich rückwirkend für einen Zeitraum (von–bis) durchgeführt werden; die App zeigt vorher an, wie viele Datensätze betroffen sind.
• Die Auswertungen, die Diagramme und der Forecast zeigen daraus den Betrag (Stunden × Stundensatz).
• Verwalter sehen Stundensätze und Beträge immer. Ob auch andere Mitglieder sie sehen – im Forecast, in den Auswertungen (auch im Excel-Export) und in den Diagrammen –, legt die Verwaltung fest: für alle Mitglieder oder nur für ausgewählte.

Forecast, Urlaub & Feiertage

• Je Mitarbeiter und Jahr werden die geplanten Stunden je Projekt erfasst – je Monat oder je Kalenderwoche, optional aufgeteilt auf die Teams (Mandanten). Die Summe der Team-Anteile muss den geplanten Projektstunden entsprechen.
• Aus Werktagen, Feiertagen und Urlaub ermittelt die App je Monat und Woche die Arbeitstage und die Kapazität (höchstens 10 Stunden je Arbeitstag). Ein Forecast über der Kapazität wird nicht gespeichert; Wochen-Forecasts zählen nach Arbeitstagen anteilig zu den Monaten, in denen die Woche liegt.
• Je Monat und für das Jahr zeigt die App Kapazität, Forecast und freie Stunden, im laufenden Jahr zusätzlich die Werte ab dem aktuellen Monat. Abweichungen – etwa ein Monat über der Kapazität oder eine Team-Aufteilung, die nicht den Projektstunden entspricht – werden oben hervorgehoben.
• Mit hinterlegtem Stundensatz zeigt der Forecast zusätzlich den Betrag je Monat und für das Jahr (geplante Stunden × gültiger Stundensatz), sofern die Beträge für das Mitglied freigegeben sind.
• Urlaub wird je Mitarbeiter als Zeitraum eingetragen, auch als halber Tag und mit optionaler Bemerkung. Gezählt werden nur Arbeitstage (Montag bis Freitag ohne Feiertage); die Urlaubstage werden je Monat und für das Jahr ausgewiesen und verringern die Kapazität.
• Die gesetzlichen Feiertage ergeben sich aus dem Bundesland, das die Verwaltung je Mitarbeiter hinterlegt; ohne Bundesland gelten nur die bundesweiten Feiertage. Zusätzlich lassen sich je Mitarbeiter freie Tage ergänzen – etwa regionale Feiertage, die nicht im ganzen Bundesland gelten, oder betriebliche freie Tage wie der 24.12. Feiertage am Wochenende verringern die Kapazität nicht.
• Verringern neuer Urlaub oder ein zusätzlicher freier Tag die Kapazität so, dass der Forecast nicht mehr passt, weist die App nach dem Speichern darauf hin.
• Verwalter planen für alle Mitarbeiter. Andere Mitglieder sehen und pflegen Forecast und Urlaub nur für den Mitarbeiter, dem sie zugeordnet sind (ohne ausdrückliche Zuordnung über den übereinstimmenden Namen). Bundesland, Zuordnung und zusätzliche freie Tage legt nur die Verwaltung fest; die Rechte werden zusätzlich vom Server geprüft.

Gespeicherte Daten löschen

• Die Verwaltung kann gespeicherte Datensätze löschen: einzelne markierte Zeilen, alle in der Auswertung angezeigten (gefilterten) Zeilen oder alle gespeicherten Leistungsnachweise und Abgleich-Läufe.
• Der zuletzt gespeicherte Import (alle Leistungsnachweise und der Abgleich-Lauf einer Übertragung) lässt sich mit einem Klick wieder löschen – etwa nach einer versehentlichen oder fehlerhaften Übertragung. Vor dem Löschen zeigt die App Zeitpunkt, übertragendes Mitglied, Projekt und Umfang des Imports an. Nachweise, die durch diesen Import ersetzt wurden, werden dabei nicht wiederhergestellt; dafür steht das Einspielen einer Datensicherung zur Verfügung.
• Projekte, Einstellungen, Stundensätze sowie Forecast, Urlaub und Feiertage bleiben beim Löschen erhalten.

Abonnement

• Die Pro-Version wird als automatisch verlängerndes Monats-Abonnement über den Apple App Store bzw. Google Play angeboten.
• Jedes Mitglied schließt sein eigenes Abonnement ab – es ist der persönliche Zugangsschlüssel zur gemeinsamen Datenbank.
• Die Verwaltung legt die Organisation neu an; weitere Mitglieder treten ihr mit einem Einladungscode bei.
• iOS- und Android-Mitglieder können in derselben Organisation gemischt teilnehmen.

Datensicherung

• Die Verwaltung kann jederzeit eine vollständige, wieder-importierbare Sicherung der gesamten Organisation herunterladen – mit Mitgliedern, Einstellungen, Projekten, gespeicherten Leistungsnachweisen, Abgleich-Läufen, Stundensätzen sowie Forecast, Urlaub und Feiertagen.
• Die Verwaltung kann eine Sicherung wieder in die bestehende Organisation einspielen und so auf einen früheren Datenstand zurückkehren. Gespeicherte Leistungsnachweise, Abgleich-Läufe, Projekte, Stundensätze, Forecast, Urlaub, Feiertage und Einstellungen werden dabei durch den Stand der Sicherung ersetzt; vorhandene Mitglieder bleiben mit Anmeldung, PIN und Rechten unverändert, in der Sicherung enthaltene, aber fehlende Mitglieder werden ergänzt. Der Vorgang wird vorab ausdrücklich bestätigt und läuft vollständig oder gar nicht (Transaktion).
• Aus einer Sicherung lässt sich die Organisation außerdem als neue Pro-Organisation oder in der Standalone-Version eines Geräts wieder aufbauen – kein Lock-in.
• Endet ein Abonnement, wird nur der Zugriff des betroffenen Geräts eingeschränkt; die Daten der Organisation bleiben erhalten und können weiterhin gesichert werden. Das Einspielen einer Sicherung in die bestehende Organisation setzt ein aktives Abonnement voraus.

4) KI-Funktionen (optionaler Claude-API-Schlüssel)

Die KI-Funktionen sind optional und unabhängig vom Betriebsmodus. Sie setzen einen eigenen API-Schlüssel des KI-Dienstes „Claude“ (Anbieter: Anthropic) voraus. Ohne hinterlegten Schlüssel arbeitet die App vollständig ohne KI; alle Grundfunktionen bleiben nutzbar.

KI-Erkennung von Leistungsnachweisen

Vorgesehen ist das Auslesen fotografierter Leistungsnachweise per KI. In den KI-Einstellungen lassen sich dafür bereits der API-Schlüssel hinterlegen, die KI ein- oder ausschalten und das verwendete Claude-Modell wählen.

Hinweise zur Nutzung des KI-Schlüssels

• Der API-Schlüssel wird ausschließlich auf dem Gerät im sicheren Schlüsselspeicher des Betriebssystems abgelegt und nicht in der App-Datenbank gespeichert.
• KI-Anfragen gehen direkt vom Gerät an Anthropic. Es gibt keinen zwischengeschalteten Server des Anbieters.
• Die bei Anthropic anfallenden Kosten richten sich nach dessen Tarifen und sind vom Nutzer selbst zu tragen.
• Der Schlüssel kann jederzeit in den KI-Einstellungen hinterlegt, geändert oder entfernt werden.

Einzelheiten zu Verantwortlichkeit, Kostentragung und Haftung im Zusammenhang mit den KI-Funktionen regeln die Nutzungsbedingungen.