Was die App leistet

Funktionen im Überblick

Vom Abgleich einzelner Leistungsnachweise bis zur projektbezogenen Auswertung mit Stundensätzen und Diagrammen – und zur Planung von Forecast, Urlaub und Feiertagen.

Grundfunktionen

In jedem Betriebsmodus verfügbar – kostenlos

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Leistungsnachweis-Abgleich

  • Zeiterfassungs-Excel wählen – PDFs im selben Ordner werden automatisch eingelesen und zugeordnet
  • Tagessummen je Mitarbeiter: grün bei Übereinstimmung, rot bei Abweichung
  • Mitarbeiter ohne passenden Leistungsnachweis werden gesondert ausgewiesen
  • Ergebnis als Kopie „_Abgleich“ mit Vergleichsblatt je Mitarbeiter – das Original bleibt unverändert
  • Summenspalte und Tabellenblatt einstellbar
📄

Nur PDFs erfassen

  • Leistungsnachweise auch ohne Zeiterfassung übernehmen
  • Datei „Leistungsnachweise_Erfassung.xlsx“ im Ordner der PDFs
  • Blatt „Gesamtsummen“ mit Stunden je Mitarbeiter
  • Je Mitarbeiter ein Blatt mit den Tagessummen
👥

Mitglieder & Anmeldung

  • Mitglieder mit Kontaktdaten und Profilbild verwalten
  • Import aus Excel- oder CSV-Dateien
  • Verwalterrecht – das erste Mitglied wird automatisch Verwalter
  • Anmeldung je Mitglied mit PIN (4–8 Zeichen)
Pro-Version

Gemeinsam speichern, auswerten, planen, abrechnen

Mehrere Mitglieder einer Organisation greifen von eigenen Geräten auf einen zentralen Datenbestand zu. Jede Organisation ist ein eigener, getrennter Mandant.

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Projekte

  • Vor jeder Verarbeitung Zuordnung zu einem Projekt (Nummer und Bezeichnung)
  • Auswertungen und Diagramme je Projekt
  • Projekte umbenennen – wahlweise auch in gespeicherten Datensätzen
💾

Abgleich-Daten speichern

  • Tageswerte aus den PDFs (Datum, Beginn, Ende, Stunden)
  • Abgleich-Ergebnisse je Mitarbeiter und Tag, jeder Lauf einzeln
  • Optional „Durchgeführte Arbeiten“ und weitere Spalten (vor Ort, RT/RKP, Skill, Faktor, anerkannte Stunden)
  • Spaltenüberschriften in der PDF anpassbar
📊

Tabellarische Auswertungen

  • Stunden je Projekt, Mitarbeiter, Team und Monat – im Vergleich zu anerkannten Stunden
  • Stunden je Skill, Abgleich-Ergebnis je Mitarbeiter oder Tag
  • Volltextsuche in den Tätigkeiten
  • Filter, „Nur Abweichungen“, Spaltenauswahl, Excel-Export
📈

Diagramme

  • Balken- und Tortendiagramme für Stunden, Beträge oder Arbeitstage
  • Aufgeteilt nach Mitarbeiter, Projekt, Team, Monat oder Skill
  • Wahlweise je Mitarbeiter getrennt, mit Wertetabelle und Anteilen
  • Export als PNG oder Excel
💶

Stundensätze & Beträge

  • Stundensatz je Mitarbeiter, gültig ab Datum, mit Verlauf
  • Satz wird beim Speichern fest im Datensatz hinterlegt
  • Rückwirkende Änderungen nur ausdrücklich für einen Zeitraum
  • Betrag = Stunden × Stundensatz in Auswertungen, Diagrammen und Forecast
  • Anzeige der Beträge für alle oder ausgewählte Mitglieder freigeben
📅

Forecast & Kapazität

  • Geplante Stunden je Mitarbeiter und Projekt – je Monat oder Kalenderwoche
  • Optional aufgeteilt auf Teams (Mandanten)
  • Prüfung gegen die Kapazität aus Arbeitstagen (max. 10 h je Tag)
  • Forecast-Betrag je Monat und Jahr aus dem gültigen Stundensatz
  • Abweichungen werden hervorgehoben
🏖

Urlaub & Feiertage

  • Urlaubstage je Mitarbeiter, auch halbe Tage – gezählt werden nur Arbeitstage
  • Gesetzliche Feiertage je Mitarbeiter nach Bundesland
  • Zusätzliche freie Tage, z. B. regionale Feiertage oder 24.12.
  • Urlaub und Feiertage verringern automatisch die Kapazität
  • Mitglieder pflegen ihren eigenen Forecast und Urlaub
🛡

Datensicherung & Löschen

  • Vollständige Sicherung der Organisation jederzeit herunterladen
  • Sicherung wieder einspielen – vollständig oder gar nicht
  • Wiederaufbau auch in der Standalone-Version – kein Lock-in
  • Letzten Import mit einem Klick wieder löschen
🤝

Organisation & AVV

  • Mitglieder per Einladungscode einladen
  • Rechte werden zusätzlich vom Server geprüft
  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO direkt in der App, als PDF speicherbar
💳

Abonnement

  • Monats-Abo über Apple App Store bzw. Google Play
  • Jedes Mitglied schließt sein eigenes Abo ab
  • iOS- und Android-Mitglieder gemischt in einer Organisation
  • Server in Deutschland, TLS-verschlüsselt
Ausblick

KI-Erkennung fotografierter Leistungsnachweise

Vorgesehen ist das Auslesen fotografierter Leistungsnachweise per KI. Dafür lässt sich bereits ein eigener Claude-API-Schlüssel hinterlegen. Er bleibt im sicheren Schlüsselspeicher des Geräts, Anfragen gehen direkt an Anthropic – ohne Server des Anbieters dazwischen.

Vollständige Leistungsbeschreibung